Das Enterprise Web Raum Buchen ist ein Selbstbedienungstool für Benutzer, die Ad-hoc-Raumbuchungen machen oder anfragen möchten.
- Räume direkt buchen oder anfragen
- Mit Buchungsbestätigung oder „Nur“- Reservierung NEU
- Exakte Festlegung, welcher Anwender was sehen, buchen oder anfragen kann (in Kombination mit dem Enterprise Autorisierungs-Manager) NEU
- Mehrere Räume in einem Arbeitsgang buchen bzw. reservieren NEU
- Status von bestehenden Buchungen ansehen
- Unnötige Buchungen stornieren
- Automatische E-Mail-Bestätigung
Für jeden Anwender und jeden Raum kann exakt festgelegt werden, ob dieser sofort gebucht oder nur angefragt – also reserviert – werden kann. So können von Anwender X einige Räume gebucht, andere hingegen nur reserviert werden. Eine Bestätigung wird dann nach Überprüfung durch den verantwortlichen Planers erteilt oder abgelehnt.
Somit können alle Prozesse des Raumbuchens und –reservierens durch Selbstbedienung im Online-Verfahren durchgeführt werden. Die Eingabemaske kann nach Bedarf konfiguriert werden, um sicherzustellen, dass die Anwender alle notwendigen bzw. gewünschten Informationen eingeben. Deutliche Zeiteinsparungen sind zusätzlich durch automatisch generierte E-Mail-Benachrichtigungen über erfolgte Buchungen, Bestätigungen bzw. Ablehnungen von Reservierungen zu erreichen. Das Benachrichtigungsverfahren kann so eingestellt werden, dass mehrere Adressen angesprochen werden wie Z.B. Liegenschafts-Management, Hausmeister, Schlüsseldienst etc.
“WRB 2.0 lässt den Anwender autonom verfügbare Räume suchen und angemessene Lokalitäten für Besprechungen, Konferenzen und andere Ad-hoc-Aktivitäten. In Kombination mit dem Autorisierungs-Manager ist WRB 2.0 ein mächtiges Tool, das den Anwendern präzise Vollmachten erlaubt, aber auch die Arbeitsprozesse für die S-PLUS-Planer deutlich verkürzt.“ (Julie Lane - University Timetabling Management Services Manager, Sheffield Hallam University, England).
